Комментируем новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

1. Архив организации. Нормативные документы, регулирующие деятельность архива организации и хранение документов в архиве организации (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, перечни документов со сроками хранения (типовые, ведомственные), Примерное положение об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42) и др.
Состав документов архива, функции и задачи архива, права и ответственность. Порядок разработки, согласования и утверждения положения об архиве организации.
2. Общая характеристика Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила 2023 г.), структура Правил 2023 г., изменения, внесенные в Правила 2023 г. в сравнении с ранее действовавшими Правилами 2015 г.
3. Экспертиза ценности документов, порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.
4. Комплектование архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации документами; понятие архивного фонда, принципы систематизации документов в пределах архивного фонда. Единица хранения как единица систематизации архивных документов в составе архивного фонда.
5. Подготовка документов на бумажном носителе и электронных документов к передаче в архив организации. Критерии отбора документов на длительное и постоянное хранение. Составление описей на дела, передаваемые в архив организации.
6. Прием-передача документов в архив организации. Составление годовых разделов описей дел, документов (архивных описей) постоянного хранения, свыше 10 лет сроков хранения, по личному составу, иных категорий дел. Порядок согласования и утверждения описей дел, документов. Учет описей, справочный аппарат к описи.
7. Организация хранения архивных документов. Требования к помещениям архива и размещению документов в архивохранилище. Противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов.
8. Обеспечение сохранности документов в архиве организации. Проверки наличия и состояния архивных документов. Порядок выдачи дел, документов из архива во временное пользование. Порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
9. Учет документов в архиве. Единицы учета архивных документов в архиве. Основные учетные документы архива, вспомогательные учетные документы.
10. Особенности комплектования, хранения и учета электронных архивных документов.
11. Использование документов архива. Основные формы использования документов. Организация исполнения запросов (социально-правовых, тематических). Учет использования архивных документов.
12. Передача документов из архива организации в государственный (муниципальный) архив (для организаций – источников комплектования государственного (муниципального) архива – в плановом порядке, для иных организаций – в случае ликвидации).
13. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об архивном деле, утрату документов.
14. Ответы на вопросы.